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Benchmarks als Managementintrument für IT-Portfolios am Beispiel von Universitäten
Universitäten sind als öffentlicher Raum Teil der Gesellschaft, die sich durch technikgestützte Kommunikation und ubiquitäre Verfügbarkeit von Informationen zu einer Informationsgesellschaft gewandelt hat. Der zukunftsorientierte Einsatz von Informationstechnologie (IT) ist für Universitäten von existenzieller Bedeutung. Durch den Einsatz von IT als wichtiges Werkzeug bzw. Dienstleister für die Prozessunterstützung haben sich Anzahl, Umfang und Anforderungen an IT-Services an Universitäten deutlich vergrößert. Innovationen, die in der IT in immer kürzeren Abständen an Relevanz gewinnen, und der zunehmende Einsatz und die Nutzung möglichst sicherer IT-Umgebungen an Universitäten fordern das IT-Management heraus.
Die Anwendung operativer und strategischer Instrumente bei der Planung, Verbesserung und Effizienzsteigerung des Einsatzes von IT ist eine gute Grundlage für Managemententscheidungen.
Studierende informieren sich über Studienangebote und Services an Universitäten, Regierungen vergleichen die Angebote und die Auslastung ihrer Universitäten, Lehrende wägen bei Berufungen Universitätsstandorte gegeneinander ab, und für die Forschung spielt der Standortfaktor zunehmend eine größere Rolle. Vergleiche dienen seit jeher neben der Messung auch der Verbesserung und Effizienzsteigerung. Benchmarking ist eine systematische Vorgehensweise zur vergleichenden Analyse von Ergebnissen, die normiert in Kennzahlen beschrieben sind.
In der Informationstechnologie sind zwei Varianten von Benchmarks gebräuchlich: Computer Benchmarks, mit deren Hilfe die Leistung von IT-Systemen verglichen wird, und IT-Benchmarks, auf deren Basis die wirtschaftlichen Aspekte der IT-Infrastruktur verglichen werden. Während Computer-Benchmarks im Wesentlichen Informationen für das operative Geschäft bereitstellen, zielen IT-Benchmarks sowohl auf die Verbesserung und Effizienzsteigerung des operativen IT-Betriebs als auch auf die Unterstützung strategischer Entscheidungen ab.
IT-Benchmarking bietet Analyse-Optionen zu grundlegenden Fragestellungen, die sich im IT-Management auf der Suche nach dem effizientesten IT-Portfolio stellen: Welche IT-Dienstleistungen und IT-Produkte sollten in welchem Umfang, mit welchen Ressourcen ausgestattet, und in welchem Zeitraum an Universitäten angeboten werden?
IT-Benchmarking soll Antworten auf diese Frage liefern und zur Effizienzsteigerung beitragen. Mit einem kontinuierlichen Vergleich von IT-Dienstleistungen und IT-Produkten verschiedener Universitäten sowie vergleichbaren Kennzahlen und IT-Budget-Kategorien kann IT-Benchmarking als Methode zur Verbesserung der Kostentransparenz und damit als Instrument für Managemententscheidungen eingesetzt werden. Durch den Vergleich von IT-Dienstleistungen und IT-Produkten lassen sich für den operativen Betrieb Best Practice Beispiele identifizieren und zur nachhaltigen Verbesserung nutzen.
Die vorliegende Beitrag analysiert, welches Potential Benchmarking an Universitäten entwickeln kann. Dazu werden zunächst Rahmenbedingungen zur Entwicklung von IT-Strategien dargestellt und darauf aufbauend wird ein Analyseschema entwickelt, mit dem diese Fragestellung aus den unterschiedlichen Perspektiven untersucht werden kann. Weiterhin werden IT-Benchmarking-Konzepte dargestellt, die lokal im Bereich von Universitäten Anwendung finden. Ein wesentlicher Aspekt liegt dann in der Bewertung von IT-Benchmarks an Universitäten und in der Beantwortung der Frage, ob IT-Benchmarks geeignete Werkzeuge zur Unterstützung einer effizienten und nachhaltigen Portfolio Gestaltung an Universitäten sein können? Grundlage für diese Bewertung und Einordnung bilden Daten einiger deutscher Universitäten aus dem Jahr 2015, die ich 2020 auf der Internationalen Konferenz für Technologie, Bildung und Entwicklung (INTED2020) vorgetragen habe. In die Bewertung wurde der Benchmark-Prozess, die Qualität, die Aussagekraft und der Umfang der Kennzahlen und Ergebnisse einbezogen. Kritikpunkte und Verbesserungspotentiale für zukünftige Erhebungen werden abschließend dargestellt.
Einführung
Informationstechnologie ist für Universitäten ein unverzichtbarer Bestandteil nahezu aller Arbeitsabläufe; so sind Forschung und Lehre wie auch Verwaltungsprozesse heute in hohem Maße von IT abhängig. Jedes größere Forschungsprojekt ist gegenwärtig auch immer ein IT-Projekt (vgl. Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf 2015, S. 2–6). Lehrende und Lernende nutzen moderne IT zur Kommunikation und zum Austausch von Informationen in Text-, Bild-, Ton- und immer häufiger Videodaten (vgl. Hochschulforum Digitalisierung 2016, S. 102–103, 111). Verwaltungsprozesse, wie etwa die Organisation des gesamten akademischen Lebenszyklus der Studierenden, werden durch Campus-Management-Systeme als Online-Workflows abgebildet, beispielsweise für Einschreibung, Veranstaltungsbelegung, Prüfungsanmeldung oder die Anzeige erbrachter Studienleistungen.
Die strategischen Ziele deutscher Universitäten werden aus Zielvereinbarungen mit den regionalen Landesregierungen als Hochschulentwicklungspläne für jeweils 5 Jahre formuliert. Übergreifend existieren regionale Landeshochschulentwicklungspläne, die als Rahmen die regional relevanten Handlungsfelder (beispielsweise Digitalisierung der Lehre, Zusammenarbeit bei IT-Plattformen, Governance und Prozesse) beschreiben. Die Hochschulentwicklungspläne greifen diese Ziele auf, konkretisieren und erweitern sie zu individuellen Zielen der jeweiligen Universität. So legt die Bergische Universität Wuppertal in ihrem Hochschulentwicklungsplan beispielsweise die „Etablierung eines strategischen IT-Managements auf Universitätsebene“ (Bergische Universität Wuppertal 2014, S31) als Ziel fest. Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf formuliert den Wandlungsprozess der IT-Service-Infrastruktur zu „einem ganzheitlichen Angebot für eine immer größer werdende Diversität von Nutzergruppen“ (Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf 2011, S. 39) als Ziel. Beides sind Beispiele für die erkannte Notwendigkeit der digitalen Transformationen von Universitäten, die vielfach durch verabschiedete IT-Strategien geleitet werden.
Die Aufteilung von Verantwortlichkeiten zwischen dezentraler und zentraler IT-Versorgung ist ebenso, wie die Zusammenstellung und der Ausbau des IT-Portfolios regelmäßig Bestandteil der IT-Strategie an Universitäten. Die Gewichtung von IT-Portfolio-Themen und IT-Verantwortlichkeiten fällt jedoch selbst regional sehr unterschiedlich aus und ist zum Teil geprägt von individuellen, aktuellen Themen der einzelnen Universitäten.
Obwohl Universitäten in einigen Bereichen kooperieren, führte die Analyse der IT-Strategien einiger Universitäten in Deutschland nicht zu Hinweisen auf Vergleiche von IT-Portfolios unter Universitäten oder gar Benchmarking. Eine Ausnahme macht die Studie des Centrums für Hochschulentwicklung „Kundenorientiertes IT-Management an der Universität Dortmund“, die, ausgehend vom Auftrag, eine IT-Strategie für die Universität Dortmund für die nächsten drei bis fünf Jahre zu entwickeln, auch Leistungen und Portfolios anderer Universitäten als Benchmark zur Grundlage ihrer Empfehlungen gemacht hat (vgl. Berthold u. a. 2008). IT-Benchmarking oder generell der Vergleich von IT-Portfolios an und zwischen Universitäten in Abhängigkeit der verbundenen Strukturen und Rahmenbedingungen wird bislang kaum genutzt. Dieser Beitrag beschreibt im folgenden die Bedingungen und Ergebnisse solcher Vorhaben.