Benchmark

Perspektiven

IT-Strategie, IT-Organisation, IT-Portfolio, IT-Budgets

Die individuelle IT-Strategie beschreibt die bedeutsamen IT-Bereiche der jeweiligen Uni­versität aus Sicht der Universitätsleitung. Die Aufteilung der IT-Verantwortlichkeit zwischen den zentralen IT-Dienstleistern, wie Rechen- und Medienzentrum, Bibliothek und Universitätsverwaltung, und den dezentralen IT-Verantwortlichen in den Fakultäten, Fachgebieten, Instituten oder Lehrstühlen spielt für die IT-Strategie eine entscheidende Rolle. Jede Universität strukturiert ihre IT-Organisation durch die Gewichtung von zentralen und dezentralen IT-Verantwortlichkeiten, IT-Services und IT-Kosten. Zur IT-Organisation von Universitäten gehört üblicherweise eine zentrale IT-Einrichtung wie das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIM) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, welche die zentrale IT-Basis-Versorgung leistet. Universitäten bauen ihr spezifisches IT-Portfolio innerhalb ihrer IT-Organisation zentral und dezentral auf der jeweiligen IT-Basis-Versorgung auf.

Eine weitere Perspektive neben der strategischen Blickrichtung, der Sicht auf die IT-Organisation und das IT-Portfolio, bietet der Blickwinkel auf die IT-Budgets. Durch eine differenzierte Betrachtung dieser vier Perspektiven ergeben sich sehr unterschiedliche Anforderungen an IT-Kennzahlen, die in „Tabelle1 – IT an Universitäten aus unterschiedlichen Perspektiven“ dargestellt sind.

Perspektive	Beschreibung der Perspektive	Anforderungen an Indikatoren
IT-Strategie	IT-Organisation: Zentralisiert, dezentralisiert, IT-Portfolio, IT-Grundversorgung, Kosten: IT-Budget, Innovationen, Qualität	Einheitliche Kennzahlen, die sich für zentrale und dezentrale IT-Organisationen eignen, Portfolio-Reifegrad, Portfolio-Entwicklung, Anteil der IT-Kosten an den Gesamtkosten, Variables Kennzahlmodell (Innovationen), Qualitätskennzahlen?
IT-Organisation	Universitätsrechenzentrum, Bibliothek, Verwaltung, Fakultäten, Institute, Abteilungen, Lehrstühle, Sonstige Einrichtungen	Einheitliches Kennzahlenmodell, Redundanzen werden sichtbar, Steigerung der Transparenz, Normalisierung auf unabhängige Werte von Institutionen, Abgestimmter Detaillierungsgrad, Teilweise Verwendung von Schätzungen als Basis, Kooperation bei gemeinsamer Datenerhebung, Unterstützung der Verwaltung bei Finanzkennzahlen
IT-Portfolio	Zum Beispiel: PC-Arbeitsplätze, Netzwerkzugang, WLAN, Speicherplatz, Backup, E-Learning, Medienproduktion, Benutzerunterstützung, Forschungsdatenmanagement, High Performance Computing, E-Mail, Kalender, Groupware, WWW, Studentenverwaltungssystem, ERP-Systeme, Bibliothekskatalog	Sinnvolle Referenzwerte, Verbesserung der Genauigkeit von Schätzungen, Standardisierung von IT-Leistungen, Definition eines Servicekatalogs mit Warenkorb für die entsprechende Leistung, Normierung auf IT-Leistungswerte, Definition von Servicezeiten oder Normierung auf Zeiteinheiten, Berücksichtigung der Kunden-/ Anwender*innenperspektive
IT-Budgets	Beispiel für Budgetaufteilung: Personal, Netzwerkzugang, Telefonie, Server, Speicherplatz, Backup, High-Performance Computing, E-Learning, Medienproduktion, Service, Software, allgemeiner Geschäftsbedarf	Sinnvolle Referenzwerte, Normierung auf Vollzeitäquivalente für Personalkennzahlen, Normierung auf IT-Leistungskennzahlen, Normierung auf Zeiteinheiten, Normierung auf Nutzungsgrad

IT-Services sind für die Nutzerinnen und Nutzer beschrieben, dokumentiert und häufig liegen Nutzungsdaten vor, die als Basis zur Erstellung von Kennzahlen geeignet sind. Zu den angesprochenen Daten gehören beispielsweise Nutzungsstatistiken, Verfügbarkeitsmessungen, Zahl der dezentralen Rechenzentren/IT-Einheiten, Anzahl der veröffentlichten Medienproduktionen oder E-Learning Veranstaltungen, Quantität des Nutzerfeedbacks, Lizenzauslastung, Anzahl der Telefone, Anzahl der WLAN-Accesspoints, Anzahl der gleichzeitigen WLAN-Nutzer, Größe der Datenspeicher, Geschwindigkeit der Internetaußenanbindung, belegte Rechenstunden, Anzahl der Posterdrucke, Anzahl der E-Klausuren und die Menge der PC-Arbeitsplätze. An Universitäten werden viele dieser IT-Zahlen automatisch erhoben, welche direkt zur Verarbeitung für normierte Kennzahlen verwendet werden können.

Diese erhobenen Zahlen und die darauf basierenden Kennzahlen sind wichtige Hilfsmittel für das IT-Projektmanagement, die Steuerung und den Betrieb des operativen Geschäfts (vgl. Gadatsch 2014, S. 193), die Unterstützung von strategischen Entscheidungen und die Herstellung von Transparenz. Außer für die universitätsinterne Verwendung eignen sich solche Kennzahlen und Daten ebenso als Basis für externe Vergleiche oder Benchmarks.

Benchmark – Ansätze

Bench IT! NRW war eine regionale Benchmarking-Initiative von Hochschul-IT-Einrichtungen aus Nordrhein-Westfalen / Deutschland, deren Ziele auf die Unterstützung des IT-Managements ausgerichtet sind (vgl. Bench IT! NRW 2016). Im Rahmen der Initiative wurden erstmals 2015/2016 durch 6 beteilige Universitäten Kennzahlen festgelegt und entsprechend eine Datenerhebung durchgeführt. Neben den allgemeinen Angaben zur jeweiligen Universität, wurden Daten zu Kosten und Mengen erhoben. Aus diesen Daten wurden spezifische Werte für die Kennzahlen der jeweiligen Universität automatisch berechnet. Die Kennzahlen sind ebenso wie die Ziele und die allgemeinen Angaben in „Tabelle 2“ dargestellt. Außerdem wurden Kundenkennzahlen aus einer, im Rahmen des Benchmark-Vorhabens erstellten Nutzer­umfrage zur Kundenzufriedenheit erfasst. Die Mengenangaben und Kosten werden zusätzlich aufgliedert und spezifisch für die Bereiche „zentral“, „verteilt, zentral“ und „dezentral“ erhoben. Im Bereich „zentral“ werden die Daten eigenständiger IT-Einheiten, wie beispielsweise Hochschulrechenzentren, die die gesamte Hochschule betreuen, erfasst. Im Bereich „verteilt, zentral“ werden die Daten weiterer IT-Einheiten wie beispielsweise IT-Einheiten innerhalb der Verwaltung oder der Bibliothek, die ihre IT-Services zentral erbringen, berücksichtigt. Die IT-Services, die nur für eine Fakultät oder nur im jeweiligen (Fach-)Bereich zur Verfügung stehen, werden als „dezentral“ registriert. Die Kosten werden in Sachkosten und Personalkosten differenziert. Die erhobenen Benchmark-Daten werden in einem Review-Verfahren durch zwei bis drei Teilnehmer anderer Universitäten auf Konsistenz geprüft.

Hintergrundinformationen zur Einrichtung	Gesamtbudget, Personalkosten, Drittmittel, Studierende, Mitarbeiter, Anzahl der Abschlüsse
Ziele	Aufbau eines kontinuierlichen Prozesses zur Identifikation und Übernahme von Best Practices, Einführung eines Werkzeugs für Managemententscheidungen durch die Verantwortlichen in der Hochschul-IT, Kontinuierliche Verbesserung und Effizienzsteigerung der IT, Steigerung der internen und externen Kostentransparenz durch Ermittlung von Kennzahlen, Aufzeigen von Optimierungspotenzialen, Sichtbar- und Messbarmachen des IT-Anteils am Input und Output der Hochschulen, Erkennen von langfristigen Trends
Definierte Kennzahlen	Anteil der IT-Kosten am Gesamtbudget, Anteil der IT-Personalkosten an den Personalkosten der Hochschule, IT-Kosten pro Vorgang, IT-Kosten pro Kennung, WLAN-Ports pro WLAN-Nutzer, WLAN-Ports pro Student, PC-Arbeitsplätze pro Mitarbeiter, Pool-PC-Arbeitsplätze pro Student, Tickets pro Kennung, LAN-Anschlüsse pro Mitarbeiter, Telefoniegeräte pro Mitarbeiter, Gesamtzufriedenheitswert, Supportkosten pro PC-Endgerät, Medienproduktionskosten pro Student

EUNIS ist ein Zusammenschluss von IT-Einheiten europäischer Universitäten. BencHEIT (European Higher Education Information Technology Benchmark) ist eine Benchmarking-Initiative im Rahmen von EUNIS, die 2011 ursprünglich von finnischen Universitäten etabliert wurde und Vorbild für Bench IT! NRW war. Als Schwerpunkt bietet BencHEIT einen Überblick zu IT-Kosten und Mengenangaben teilnehmender europäischer Universtäten. Diese Angaben werden durch die drei Dimensionen „organizational group“ , „services“ und „accounts“ aufgeschlüsselt, welche den Perspektiven IT-Organisation, IT-Portfolio und IT-Budgets des Analyseschemas im vorangegangenen Kapitel entsprechen.

Die Aufteilung in dezentrale und zentrale IT-Verantwortlichkeiten, Teile der Vorgehensweise und die Veröffentlichungs-Strategie von BencHEIT wurden für Bench IT! NRW übernommen. Im Jahr 2016 beteiligten sich an der Erhebung 49 Hochschulen aus 12 Ländern mit einer Häufung von skandinavischen Universitäten. Hinsichtlich der Komplexität und des Detaillierungsgrads ist BencHEIT umfangreicher und aufwändiger als Bench IT! NRW. Die einzelnen IT-Services werden bezüglich Ihrer Kostenstruktur neben der Unterscheidung zwischen „IT-centre“, „other centralised“, „distributed“, „unspecified org.level“ zusätzlich differenziert nach Hardware, Software, Personalkosten, Personalanzahl, Gebäude-Management-Kosten, Outsourcing-Kosten und weiteren unspezifizierten Kosten. Diese zusätzliche Differenzierung wurde, ebenso wie der umfangreichere Detaillierungsgrad, im Zusammenhang mit den Mengenangaben nicht für Bench IT! NRW übernommen. Durch diesen sehr hohen Detaillierungsgrad sind vielfältige, sehr differenzierte Vergleiche möglich, beispielsweise zu den Druckkosten pro Arbeitsplatz, die bei BencHEIT dargestellt werden. BencHEIT beinhaltet als Ergebnis auch eine Übersicht als CIO Summary, in der 92 Kennzahlen dargestellt werden. Die erfassten Daten werden in einem zentralen Review-Verfahren auf Konsistenz geprüft, und Korrekturwünsche, Präzisierungs- oder Kommentierungsaufträge an die teilnehmende Einrichtung werden über ein Ticketsytem dokumentiert und organisiert.